Простое GTD для ленивого планктона при помощи MS Outlook 2011

Автор схемы Иван Бегтин

Самым главным делом в GTD является не столько выполнение поставленных задач, сколько обработка входящего потока информации. Понятное дело, что для ленивого обрыгана, приходящего в понедельник на работу с жестокого бодуна и разбавляющего своё тяжелое бытие Ягой или другими аналогичными бодрящими напитками, обработка входящего потока информации является непосильным делом, ибо сконцентрироваться на работе типовой планктон не может в принципе.

В данной статье предлагается решение данной проблемы посредством возможностей предоставляемых бестселлером мелкомягких MS Outlook 2011.

Одной из важных особенностей настройки GTD под себя - является определение и ограничение источников информации под себя. Ты ДОЛЖЕН приучить людей посылать ВСЮ важную для работы информацию по электронной почте: попиздили за дело в курилке - пусть шлют мэйл, забились по телефону - пусть шлют мэйл, отправили с курьером письмо - пусть сопроводят письмом по мэйлу, чтоб встретили. Все в мэйл.

Теперь нужно выполнить подготовительную черновую работу:

Первым делом настроим иерархию входящих папок и фильтров для них. Понятное дело, что существует куча вариантов таких иерархий - кто по фамилиям, кто по контрагентам, кто в соответствии с методологией GTD организует лотки, кто по проектам. Выбор за тобой. Однако оговорюсь - во-первых чем больше папок, тем больше гимора; во-вторых организация папок по GTD лишает смысла и функциональности содержимое данного крео (что будет видно ниже); в-третьих - в Аутлуке существует система цветовых категорий, которая вполне может отвечать задачам систематизации инфопотока по проектам; в-четвертых - те кто работают через сервер Exchange должен помнить, что количество фильтров достаточно ограничено и обойти это нельзя. Лично у меня следующие папки: Работа - сюда фильтруется вся почта из корпоративной адресной книги, Личное - сюда фильтруется почта по личным вопросам, Разное - сюда фильтруется всякая шняга: рассылки, уведомления от роботов, и т.п., Входящие - здесь оседает вся почта, которая не попадает ни под одно правило. Формально, в идеале, при хорошо настроенных фильтрах, папка "Входящие" всегда должна оставаться пустой, т.е. входящие потоки полностью классифицируются фильтрами.

Вторым делом можно (нужно) настроить представления папок. В Аутлуке есть такой инструмент как условное форматирование. Удобство этого инструмента в том, что правила форматирования настраиваются отдельно для каждой папки, т.е это фильтр-внутри-фильтра. Суть этой настройки в том, что цветом выделяются определенные группы сообщений. У меня: красным - начальник, синим - сотрудники моей дирекции, тёмно зелёным - сотрудники других дирекций, розовым - подчиненные, серым - корпоративная рассылка, светло-зелёным - приказы по компании.

Третьим делом нужно настроить представление Аутлука. Разделим рабочую область окна Аутлука на три вертикальные зоны - две узкие по бокам и широкую в центре.

- В левой области настраиваем список папок (я это делаю через Избранные - выношу в рабочую область нужной последовательности самые важные папки, у меня - Работа, Личные, Разное, Входящие).

- В Центральной области - сверху список писем, снизу - содержимое писем. Многи предпочитают списки писем с предпросмотром.

- В правой области Список дел со списком задач.

На этом предварительные настройки закончены.

Теперь главное:

Для того, чтобы ВСЕ дела были формально обработаны, как того требует GTD, нужно чтобы все входящие письма автоматически превращались в задачи. Это делается путём создание правила для всей входящей почты ставить отметку "К исполнению сегодня". Это правило должно выполнятся самым первым.

Теперь любое входящее письмо будет отображаться в списке задач, как "К исполнению". Соответственно, для того чтобы разгрести эту кучу, надо будет поступать в соответствии с GTD, иначе в течение очень короткого времени почта превратиться в помойку с кучей просроченных задач, а именно:

- неважные письма СРАЗУ помечаем, как исполненные и задача исчезает из текущих;

- то что можно сделать сейчас (ответить, отзвонить, сделать) - делаем и помечаем, как исполненные и задача исчезает из текущих;

- то что должно быть сделано в будущем - устанавливаем заданные сроки и задача исчезает из текущих.

Вуаля - постепенно вырисовывается готовый план работ на довольно продолжительный период времени.

А ленивый планктон должен играть в забавную логическую игру - "Очисти в правой колонке раздел - "Сегодня", очень похоже на тетрис.

*Разумеется данный текст не раскрывает сакрального знания "Как выполнять свою работу хорошо".